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 AttiUfficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)

Regolamento comunale U.R.P.

Sito del Governo dedicato all'U.R.P.

 
 
Funzioni
L’URP, in coerenza con gli obiettivi dell’Amministrazione Comunale, indirizza la propria azione al miglioramento dei rapporti con i soggetti appartenenti alla comunità cittadina ed al perseguimento di obiettivi di trasparenza, efficienza, efficacia e qualità dei servizi e delle prestazioni erogate; in particolare:
a)  informa  sull’attività  dell’Ente,  nonché  sugli  orari,  l’ubicazione,  le  strutture  ed  i  compiti  degli Uffici, facilitando il rapporto con l’Amministrazione da parte dei cittadini, singoli o associati;
b)  cura  l’attività  di  informazione  e  comunicazione  verso i  cittadini,  anche  attraverso  l’utilizzo  di nuovi  strumenti  telematici,  in  modo  da  agevolare  l’utilizzazione  dei  servizi  offerti,  fornendo altresì informazioni sulle vigenti disposizioni normative; 
c)  garantisce  l’esercizio  del  diritto  di  accesso  agli  atti  e  di  partecipazione  ai  procedimenti amministrativi, in conformità ai principi sulla tutela della riservatezza dei dati personali;
d)  pone  in  essere  attività  di  monitoraggio  del  livello  di  soddisfazione  degli  utenti  per  i  servizi erogati, anche attraverso la raccolta delle segnalazioni e l’ascolto dei cittadini. I risultati di tali attività  hanno  rilievo  ai  fini  della  misurazione  e  valutazione  della  qualità  dell’azione amministrativa e gestionale;
e)  favorisce la comunicazione interna, al fine di garantire un flusso informativo costante con gli altri Uffici dell’Ente tramite la tempestiva e costante circolazione delle informazioni, contribuendo al costante aggiornamento della rete civica.

Organizzazione e collocazione organizzativa
L’ufficio denominato "Ufficio Relazioni con il Pubblico" è inserito nel Settore I "Affari Genarali" – Servizio II "Servizi Generali e Contratti", come da deliberazione della Commissione Straordinaria, n.10 del 16.02.2012.
In considerazione delle attività di gestione delle relazioni pubbliche che l’URP espleta per conto di altri servizi dell’Ente, viene messo corrispondentemente a disposizione dell’Ufficio adeguato personale, eventualmente anche distaccandolo temporaneamente dal servizio di appartenenza.
Il personale assegnato all’URP possiede le seguenti competenze: 
a) conoscenza dell’organizzazione comunale; 
b) conoscenza adeguata dell’uso di strumenti informatici e telematici; 
c) capacità comunicative e relazionali; 
d) conoscenza giuridica e amministrativa di base.
 
Il  responsabile  dell’URP possiede  adeguate  competenze  giuridiche  necessarie  per  lo  studio  della evoluzione normativa la cui operatività può avere un largo impatto sui cittadini, al fine di prevenire la criticità nei rapporti con l’utenza mediante la pianificazione di appropriati interventi. 

Comunicazione esterna
L’URP, al fine di garantire la piena partecipazione alla vita dell’Amministrazione locale, sempre nell’ambito dei principi e delle finalità di cui all’art.2:
a)  collabora alla realizzazione di iniziative di comunicazione pubblica volte a diffondere la conoscenza di nuove normative, ad illustrare l’attività istituzionale dell’ente e a promuovere l’immagine dell’ente e del territorio comunale;
b)  promuove forme di partecipazione dei cittadini anche attraverso sistemi di interconnessione telematica;
c)  favorisce rapporti con le altre strutture di informazione e comunicazione presenti sul territorio;
d)  accoglie segnalazioni di disservizi, reclami, richieste ed istanze, nonché proposte e suggerimenti da parte ei  cittadini,  provvedendo  ad  inoltrarle  all’Amministrazione  Comunale  e/o  agli  Uffici  competenti  per l’esame e la risposta.
Le informazioni dell’Ufficio URP riguardano tutti i servizi erogati dal Comune di Castrofilippo.
Le informazioni sono di primo livello e si riferiscono indicativamente a: 
1.  conoscenza dei servizi erogati;
2.  modalità di fruizione;
3.  tariffe praticate;
4.  modalità di svolgimento dei procedimenti amministrativi;
5.  possibilità di tutela dei cittadini nei confronti della Pubblica Amministrazione;
6.  procedimenti di altre Amministrazioni;
7.  servizi svolti da soggetti eroganti servizi di pubblica utilità.

Comunicazione interna
La comunicazione interna è costituita da tutti i processi comunicativi interni all’organizzazione dell’Ente; è una delle attività prioritarie dell’URP e si basa sul costante rapporto di collaborazione e di scambio di informazioni con gli altri Uffici comunali.
I Responsabili dei Settori, personalmente o tramite il Referente da essi all’uopo nominato, collaborano con l’URP per  la  definizione  dei  contenuti  della  comunicazione  ai  cittadini  e  per  il  tempestivo  aggiornamento  delle informazioni.
I  vari  Settori,  anche  tramite  i  referenti  e  nell’ottica  di  quanto  sopra,  sono  tenuti  a  trasmettere  le  notizie  e  le informazioni  rispettando  i  tempi  e  le  modalità  che  consentano  al  personale  dell’URP  di  organizzare  il  proprio lavoro. Tutti gli Uffici comunali forniscono all’URP la massima collaborazione e sono tenuti a trasmettere ad esso, ove possibile anche su supporti informatici, i materiali atti all’espletamento delle funzioni dell’Ufficio, quali: 
-  regolamenti, bandi di gara e relativa modulistica;
-  bandi di concorso e relativa modulistica;
-  tariffe dei servizi erogati dall’Ente,
-  modulistica necessaria per le istanze;
-  ordinanze ed avvisi pubblici;
-  informazioni  su  iniziative  culturali,  sociali,  turistiche  e  manifestazioni  varie  che  il  settore  intende promuovere/organizzare;
-  depliants, opuscoli informativi e pubblicazioni prodotte dal Settore;
-  comunicazioni  inerenti  variazioni  su  numeri  di  telefono  interni,  sull’ubicazione  degli  uffici,  sulla competenza settoriale dei procedimenti. 
 
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